6 règles pour réussir un événement hybride d’envergure

Il va de soi que rester à la pointe de l’innovation n’est pas la seule raison qui pousse les entreprises à s’orienter vers l’événementiel phygital. Effectivement, le format hybride leur permet de toucher une large audience et aussi de réduire la dépense de temps et d’argent pour le déplacement de certains participants. Mais comment organiser un grand événement hybride couronné de succès ? Pour répondre à cette question, nous allons voir de plus près 6 règles pour réussir un événement hybride d’envergure.

1. Déterminer clairement les deux audiences

Organiser un événement hybride à grande échelle demande un travail d’une grande précision dans la caractérisation des cibles, l’identification des participants en présentiel et l’établissement de la liste du public à distance. Une fois que vous aurez fini de distinguer les membres qui y seront présents en personnes de ceux qui ont confirmé leur présence en ligne, vous pourrez facilement passer à la prochaine étape de l’organisation.

Du moment que la liste et le nombre de vos participants sont définis, utilisez ces informations pour trouver un endroit spacieux pour votre événement d’envergure et pour mettre en place des dispositions adaptées au mode phygital. Connaissant les noms de vos cibles, leur classe d’âge et leur profession, vous serez en mesure de peaufiner les détails de votre programme et de leur proposer un contenu plus pertinent.

2. Faire un choix de lieu adéquat pour l’événement hybride

 

En vue de réussir un événement phygital de grande taille, il est capital de choisir avec pertinence l’endroit idéal pour sa tenue. Faire correspondre le style de la partie physique et le concept technique de la rencontre digitale c’est bien l’enjeu numéro un. L’idée est de trouver un lieu en parfaite adéquation avec le nombre de votre public en présentiel, respectant les normes d’hygiènes et qui permet notamment l’interaction directe du public virtuel.

Comme il s’agit d’un facteur déterminant de votre succès, votre lieu événementiel doit prendre en considération l’image que vous souhaitez transmettre tout en se référant au goût de vos cibles. Plus le lieu s’approchera de l’ambiance que vous voulez créer, plus votre événement hybride se déroulera dans la bonne humeur et plus vous aurez plus de chance de réussir. Pour le confort de vos participants et la sécurité de vos matériels de digitalisation, votre événement phygital doit avoir lieu dans un endroit clôturé, à l’abri de la pluie et du vent.

 

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3. Adapter le contenu de l’événement au format digital

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La combinaison d’un événement présentiel avec le digital doit tenir compte des contraintes techniques que la partie digitale impose. Ainsi, vous devez avant tout vous référer aux conditions de réalisation de chacun des deux formats afin de déterminer  soigneusement les éléments pertinents dont vous auriez besoin pour organiser un événement phygital de taille.  

Il n’est pas toujours facile de transposer un événement présentiel en hybride, car mixer les deux versions requiert une harmonisation efficace entre la présentation et le tournage en direct. Afin que les deux publics soient satisfaits, ils doivent accéder aux mêmes contenus, partager les mêmes vues et éprouver les mêmes sensations. Pour ce faire, le système de diffusion de l’événement doit assurer une certaine équité au niveau du détail.

4. Mettre en place des installations techniques avancées

 

L’organisation d’un grand événement hybride implique des exigences plus strictes que celle d’un événement en présentiel. En effet, les conditions techniques de la version physique doivent permettre le tournage instantané de la partie en présentiel et l’interaction en temps réel des participants à distance. Dans une optique de performance, privilégiez des matériels de qualité pour offrir à vos participants un rendu fluide et impeccable.

Afin de garantir une meilleure interaction avec la ligne extérieure, les caméras, les microphones, les matériels de projection et la plateforme de diffusion doivent être synchronisés d’une manière optimale. Une connexion internet puissante et stable est également de mise pour que l’accès en direct à votre événement ne soit pas interrompu en plein milieu de vos échanges.

 

 

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5. Procéder à des tests avant la tenue de l’évent

Comme la diffusion de la rencontre physique s’effectue simultanément avec la participation des membres en ligne, vous avez besoin de vous tenir prêt pour le direct.

Dès lors, tous les équipements nécessaires au tournage et à la diffusion live  de l’événement doivent être soumis à des tests en amont. Le but étant de vérifier le bon fonctionnement de chaque matériel pour pouvoir valider la cohérence de tous les systèmes et pour trouver les améliorations qui y seraient apportées.

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Lors d’un événement phygital de grande envergure, les tests au préalable permettent aussi de prévoir les mesures qu’il faut prendre en cas de panne matérielle ou de coupure électrique. Un ingénieur du son ou des techniciens spécialisés doivent veiller à ce que les dispositifs de sonorisation fonctionnent à merveille : table de mixage, micros, haut-parleurs, etc.

En même temps, d’autres équipes dédiées doivent également faire le même travail de contrôle pour assurer la bonne marche des caméras, des matériels d’éclairage, des appareils informatiques et du système de connexion.

6. Demander l’appui des experts en événementiel hybride

Pour réussir une rencontre hybride de haut calibre, sa mise en œuvre doit s’appuyer sur une organisation bien structurée. Il est donc particulièrement important de faire appel à des professionnels du secteur en vue de bénéficier des meilleurs conseils et des excellentes assistances techniques.  Quel que soit le type de votre mix digital-physique : un salon, une conférence phygitale ou un lancement de produit, le recours à la location studio vidéo à Paris garantit toujours des services de haute qualité et tout à fait personnalisables.

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Grâce au soutien de leur personnel dévoué, à leurs équipements événementiels modernes et fonctionnels, les studios audiovisuels fournissent des solutions complètes pour réussir un événement hybride de grande taille. Lieu de rassemblement, matériel de projection, système de sonorisation, dispositif de connexion et de diffusion : vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour mener des échanges fructueux entre vos participants en présentiel et en ligne.

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