Organiser un événement hybride pour commencer l’année 2022

Passer à l’événementiel hybride / Phygital pour 2022 !

Comme une nouvelle année annonce de nouvelles perspectives et de nouveaux défis, chaque entreprise fait le point sur sa vie et prend de nouvelles résolutions. Dans le cadre de la présentation de vos nouveaux projets et la définition de vos prochains objectifs, rien de mieux que de passer à l’événementiel hybride pour 2022. Vous vous demandez sans doute pourquoi un événement hybride ou comment réussir un événement phygital ? Studio 144 vous montre les bonnes raisons pour choisir ce moyen de communication événementielle en vous faisant découvrir quelle en est la valeur ajoutée.

Evénementiel digital et physique : Phygital

Pourquoi passer à l’événementiel Hybride ?

Un événement hybride ou phygital consiste à combiner le format physique et virtuel. Votre évent se déroule ainsi dans un lieu spécifique où vous rassemblez vos intervenants et une partie de vos membres pour interagir simultanément avec vos participants en ligne. En d’autres termes, ce format événementiel vous permet la tenue d’un événement physique à jauge limité tout en profitant des avantages de la visioconférence et du streaming live.

Divers types d’événement sont aujourd’hui réalisable en mode phygital : séminaire, lancement de produit,  live stream shopping, workshops, salon virtuel, conférence en streaming, team building digital, etc. A cette ère où la technologie et le digital sont au cœur de la stratégie d’entreprise, la communication événementielle doit s’adapter au rythme de l’innovation. Alors, organiser un événement phygital s’avère une opportunité à fort potentiel pour relever ce défi.

Outre le respect des contraintes sanitaires, le format hybride vous offre également toutes les possibilités de rassembler vos collaborateurs d’une façon plus économique. Rien de tel que d’organiser un mix digital-physique pour retrouver vos équipes et vos collaborateurs dans la bonne humeur cette année !

Les avantages du Phygital :

L’événementiel hybride vous permet de rendre vos réunions en présentiel ou virtuel plus engageants pour vous et vos participants. L’adoption de cette approche événementielle vous offre la possibilité de communiquer d’une manière efficace et qualitative que ce soit avec vos collaborateurs locaux ou vos clients du monde entier. Par rapport à d’autres solutions d’événements d’entreprises, le mélange du présentiel au virtuel présente beaucoup plus d’avantages :

vidéo webcast  pour évent phygital
Interaction des événements phygital
Webdiffusion et webcast pour la redifusion
interactivité d'une digitalisation d'événement

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Accroitre son audience

La version digitale de votre événement physique contribue grandement à élargir votre audience grâce à la captation vidéo live et la diffusion en direct de la partie en présentiel. Pour cette raison, l’organisation d’un événement hybride est devenue un levier à part entière pour développer la notoriété d’une entreprise ou d’une marque vis-à-vis d’une cible spécifique.

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L’interaction au cœur de l’évent

Fort de sa performance interactive, le format phygital joue un rôle dynamique tant auprès de vos participants en présentiel que votre public en ligne.

Ici, les systèmes d’interactions digitales favorisent un échange optimal des informations et des contenus qui sont disponibles pour toutes les catégories de participants.

La rencontre en personne entre vos membres en présentiel est très utile pour valoriser les échanges virtuels et mener des discussions plus approfondies.

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La Durée de vie de l’évent

Un événement phygital a la possibilité de durer aussi longtemps que vous le souhaitez. Au moyen d’un replay, vous permettez non seulement aux absents d’y accéder, mais aussi aux autres participants de revoir les moments forts de l’évent. 

Dès la fin de votre événement, le replay pourra être immédiatement disponible en ligne. Pour le rendre plus attractif, il est également possible de travailler votre replay en post-production grâce à une créativité innovante basée sur les techniques dhabillage graphique.

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Un choix de format libre pour l’audience

L’un des atouts de l’événementiel phygital est sa capacité à faire choisir aux participants entre la présence en direct et en ligne afin de faire face à des contraintes géographiques,  temporelles, financières ou matérielles.

Le but est de motiver la participation de vos invités en les laissant adopter le format avec lequel ils veulent assister à votre évent.

Réussir un événement d’entreprise en phygital ?

Plusieurs éléments devront harmonisés et bien pris en compte pour réaliser un événement phygital interne très impactant :

Storytelling

Un concept novateur dans le monde de l’événementiel, le Storytelling vous permet de remplacer vos discours de présentation traditionnels par une petite histoire. Miser sur le Storytelling lors d’un évent phygital vous offre l’opportunité d’humaniser votre message en vous servant de l’art de raconter. L’adoption de cette approche créative vous permet d’accroitre l’intérêt de vos collaborateurs afin d’obtenir des résultats événementiels positifs.

L’interactivité 

En plus de sa faculté à étendre votre évent à un réseau plus vaste, le format hybride a également la capacité de renforcer votre système collaboratif local. Organiser un team building phygital pourra aussi consolider la cohésion de vos équipes à distance grâce à des animations adaptées.

Il existe divers types d’interactions digitales susceptibles de captiver l’attention de vos collaborateurs présents dans la salle et de vos membres qui y assistent à distance. Pour impacter vos participants, vous pouvez utiliser des outils interactifs qui sont les plus pertinents pour votre type d’évent. Des chats, des quizz, des sondages, des votes à distance, des jeux en ligne, des contenus vidéos haute définition… autant d’animations pour marquer les esprits de vos participants.

Rediffusion interne et externe 

Un séminaire, une conférence live, une session de formation, un team building, un lancement de produit ou un salon, quel que soit le type de votre évent en ligne, son replay ne reste pas une option, mais un devoir. Grâce à la captation vidéo de votre live ou simulive, vous aurez la possibilité de rediffuser l’événement sur vos réseaux internes pour permettre à vos collaborateurs d’y  réaccéder à tout moment et en n’importe quel lieu. Vous pouvez également rediffuser votre évent sur des réseaux externes ou les réseaux sociaux comme LinkedIn Live afin de gagner en visibilité et en notoriété.

Studio webcast pour événement phygital

Sujet et contenus 

Lors d’un mix digital-physique, il est essentiel d’adapter les contenus de base du présentiel au format virtuel. Le thème de l’évent, ainsi que les contenus pour la partie en présentiel doivent donc être équilibrés et facilement transposables pour la version en ligne. Il va également falloir mettre en place des contenus événementiels adaptés à votre culture d’entreprise afin de renforcer votre image de marque.

studio de production vidéo et plateau TV pour événement phygital

Le studio de production Vidéo 

Lorsqu’on parle d’événementiel hybride, on vise la situation où les membres en présentiel jouissent d’un échange harmonieux et les participants en distance profitent d’une interaction optimale. Il est donc capital de vous entourer de bons professionnels et des prestataires techniques pour bénéficier d’un excellent résultat entre pratiques digitales et réalisation événementielle.

A cet effet, procéder à la location de Studio vidéo à Paris ou à la location de Plateau tv webcast Paris constitue une solution performante pour votre projet événementiel. Expert à la fois en digital et en événementiel, ce type d’agence sera en mesure de vous assurer un service clé à main allant de la conception à l’accomplissement de votre évent.

Ces prestataires techniques mettent à votre disposition des techniciens expérimentés   qui combinent équipements techniques, lieu et décor pour la partie virtuelle, matériels de captation vidéo, régie, outils de diffusion multicanaux via la technologie de Webdiffusion / Webcast, etc.

Suivi d’audience et performance 

Il faut bien tout mettre en œuvre pour améliorer l’efficacité de votre événement hybride et mesurer la participation de votre audience. Vous pouvez par exemple accroitre les possibilités d’impact direct auprès de vos cibles à l’aide d’un petit questionnaire de satisfaction. Le principe est de leur donner un moyen de s’exprimer pour favoriser leur engagement. Cette stratégie contribuera à faciliter votre suivi et votre présentation des résultats.


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